O Que Precisa Fazer

O Que Precisa Fazer

Caso tenha responsabilidades numa organização que nada tenha feito para resolver o problema do ano 2000 - ou as respostas ao teste de auto-avaliação que propomos nas páginas anteriores tenham sido mais negativas do que afirmativas -, chegou o momento de agir. Não minimize o problema porque falta apenas um ano para 2000 e o tempo corre veloz.

Uma boa forma de começar a abordar o problema do ano 2000 da sua organização poderá passar pelos ensinamentos que este artigo proporciona. Elaborado a partir de um trabalho desenvolvido por especialistas do Barclays Bank, fornece alguns conselhos práticos e orientações metodológicas especialmente dirigidas às empresas retardatárias de alguma dimensão que tenham o seu negócio dependente de sistemas baseados em datas.

Para organizações mais pequenas ou menos dependentes, recomenda-se, mesmo assim, que não fiquem de «braços cruzados» e que comecem por fazer um inventário a todos os seus sistemas, máquinas e equipamentos. Depois, devem contactar os respectivos fornecedores para obterem informações quanto à conformidade com o ano 2000. Em segundo lugar, deverão seguir as instruções fornecidas de modo a testar e a garantir essa conformidade.

Mas, voltemos organizações de maior dimensão, aquelas onde o problema, em princípio, merece mais acuidade.

Antes de avançar para atacar o problema, há uma questão prévia fundamental que deve estar garantida: o projecto Ano 2000 só deve ser iniciado com o total empenhamento da gestão de topo, a qual deve, inclusivamente, produzir uma declaração de orientação política bem clara no sentido de tornar o projecto ano 2000 obrigatório em toda a organização.

Depois, esses dirigentes máximos da empresa devem seguir de perto cinco recomendações-chave:

1 - Nomear um gestor de projecto Ano 2000, com autoridade e responsabilidade para supervisionar as tarefas. Idealmente, a planificação do projecto deve estar concluído antes do dia 1 de Janeiro de 1999, de forma a garantir, no mínimo, um ano inteiro de actividade na resolução do problema.

2 - Compilação de um inventário completo e exacto de todos os sistemas mantidos, serviços utilizados e de eventuais items não relacionados com as TI (Tecnologias de Informação). Incluem-se neste âmbito todos os sistemas que não sendo informáticos têm «chips» incorporados (por exemplo, alarmes, sistemas de segurança, elevadores, ar condicionado, etc.) e documentos de papel (formulários, cartões de plástico, entre outros).

3 - Condução de uma análise de impacto para que se possa estabelecer o grau de risco inerente a cada item do inventário. Aconselha-se que, até prova em contrário, todos os items sejam considerados como não estando em conformidade.

4 - Planificação e orçamentação das tarefas. Comvem não esquecer que os testes podem representar até 60 por cento do trabalho. E há que ter em consideração que a conformidade com o Ano 2000 pode implicar o adiamento de outros trabalhos.

5 - Decisão sobre o tipo de recursos a utilizar. Podem ser recursos internos, uma empreitada, ou serviços externos (ou uma mistura dos três). Nesse sentido, é fundamental que se seja garantida a disponibilidade desses recursos o mais cedo possível. Os atrasos só irão aumentar os custos, uma vez que existem muitas outras organizações que se deparam com os mesmos problemas.

As tarefas do gestor do projecto

O responsável escolhido na empresa para liderar o projecto Ano 2000 deve executar as seguintes tarefas:
1 - Promover uma campanha de sensibilização sobre o problema. Para atingir esse objectivo deve dar ênfase no seio da empresa às seguintes ideias-força:

a conformidade com o ano 2000 é obrigatória;
as tarefas do ano 2000 são uma prioridade máxima;
pressupõe-se a não-conformidade até prova em contrário;
o impacto das funções de processamento em que a data constitui um factor crítico deve ser conhecido o mais cedo possivel;
adquirir, de agora em diante, software e hardware em conformidade com o ano 2000 (sugere-se que seja colocada de imediato nos contratos de aquisição uma cláusula de conformidade com o ano 2000);
todos os novos sistemas internos devem estar em conformidade com o ano 2000.
2 - A compilação de um inventário completo dos sistemas e serviços que não estejam relacionados com as Tecnologias de Informação, mas que podem ser potencialmente afectados (ver caixa: "Como fazer um inventário").

3 - Desenvolvimento de um plano pormenorizado das questões orçamentais e dos recursos disponíveis. Com inventários de grande dimensão, recomenda-se uma reavaliação contínua. Nesse sentido, o gestor do projecto deve certificar-se de que as áreas afectadas estão informadas de modo a minimizar a eventualidade de quaisquer perturbações nos serviços.

4 - Efectue uma análise de impacto relativamente a cada um dos items do inventário (ver caixa »Como fazer um inventário) de forma a apurar as repercussões nas actividades e o custo das correções necessárias. Determine, entretanto, qual a disponibilidade de "ferramentas" que irão auxiliar o processo:
para cada alínea do inventário, decida se deve substituí-lo, abatê-lo, reformulá-lo ou mantê-lo;
devem ser previstos planos de contingência relativamente a aspectos críticos para a empresa de modo a que, caso surjam problemas, as respectivas actividades possam prosseguir normalmente.
5 - Existem várias soluções de programação que podem ser aplicadas para se conseguir a conformidade com o ano 2000 . Primeiro, sugerimos que contacte os seus fornecedores de hardware e software, os questione sobre a conformidade com o ano 2000, o método que utilizaram e o intervalo de anos que se encontra abrangido.
Em segundo lugar, em conjunto com os fornecedores de soluções internas e externas, chegue a acordo sobre as soluções (ou solução) a aplicar e os formatos (ou formato) de data a utilizar.

6 - Caso a sua organização possua interfaces com sistemas externos, deve apurar os seguintes aspectos:
quando é que o interface está em conformidade com o ano 2000;
qual é o método de conformidade adoptado (isto é, se o formato de data ano é de quatro ou de dois dígitos). Mantenha os seus clientes e fornecedores completamente informados sobre esta questão;
qual a protecção incorporada para evitar a "reinfecção" por dados que não se encontrem em conformidade.
7 - Na conversão dos sistemas e serviços que não estão relacionados com as Tecnologias de Informação (TI), devem ser seguidos as seguintes regras:
deve ser utilizada, sempre que possível, a conversão automática. Além de ser mais rápida, poupa recursos, efectua a conversão sempre de uma maneira uniforme e permite uma maior flexibilidade na realização de testes;
como não exite uma conversão 100 por cento automática, é aconselhável que o processo, numa fase inicial, seja pilotado;
o fornecedor deverá ser o responsável pelos sistemas e serviços de terceiros, mas recomenda-se que seja feito um teste antes de serem aplicados;
ter em conta que os items não-TI demoram menos tempo a converter;
8 - Na validação de uma conversão deve ser estabelecida uma estratégia de testes. Nessa fase, aconselha-se a utilização de um ambiente diferente em que a data possa ser adiantada, mas tenha cuidado de apenas alternar as definições de data, principalmente em ambientes de produção. Sem controlos adequados, tal situação poderia resultar num armazenamento ou numa eliminação automática de dados.
Verifique também se as suas licenças irão expirar como resultado desta alteração.

9 - Acompanhe e registe os progressos.

10 - Quando terminar, coloque as aplicações a funcionar e introduza controlos de gestão limpos para garantir que cada um dos items do inventário continua em conformidade com o ano 2000.

11 - Avance, caso entenda como oportuno, para um processo de certificação.

12 - Depois de efectuar os passos necessários para garantir que a sua empresa está em conformidade com o ano 2000, deverá, em seguida, interrogar-se acerca dos seus parceiros de negócio (clientes e fornecedores). Se forem à falência, poderá ter um efeito de arrastamento na sua empresa. Não esqueça que algumas entidades financiadoras antes de decidirem uma operação questionam se os problemas do ano 2000 irão ou não prejudicar a sua empresa.

Em suma, atrasar o início do projecto de conformidade com o ano 2000 tem custos acrescidos, podendo, na pior das hipóteses, levar a sua empresa à falência. Não esqueça também que o problema do ano 2000 é uma oportunidade para o sector das TI vender mais serviços a um mercado onde a procura está a exceder a oferta. Consequentemente, os preços têm vindo a aumentar à medida que a data se aproxima se aproxima. Por todas as razões, as organizações que ainda não avançaram para a resolução do problema, devem fazê-lo sem demora.

O que deve fazer...
Levar o problema do ano 2000 a sério. Uma data em si mesma não é difícil de corrigir. O que dificulta a correção é a quantidade de sistemas afectados e das interdependências.
Compilar um inventário completo e exacto dos sistemas mantidos, serviços utilizados e de items não-TI que utilizam informações de data.
Pensar em efectuar transacções electrónicas com clientes, fornecedoras e outros, mas que tenham em consideração o modo como as poderão ser sincronizadas.
Abordar o problema do ano 2000 de uma forma metódica, definindo prioridades entre as fases. É um tipo de assunto no qual não existem atalhos.
Ter em consideração a reutilização do inventário e ferramentas do ano 2000 (por exemplo, nas implicações do Euro nos sistemas de informação).
Aproveitar a oportunidade para fazer um "limpeza" e implementar software de gestão com a configuração adequada (caso ainda não esteja instalado)
Tirar partido das ferramentas de software para reduzir as necessidades dos recursos.
Utilizar a oportundade para desenvolver procedimentos correctos de execução de testes
Utilizar um computador isolado da máquna de produção para testar a conformidade com o ano 2000.
...e não deve fazer
Substimar a dimensão do problema.
Gastar demasiado tempo a examinar as suas opções. O tempo esgota-se rapidamente.
Acreditar que as soluções vão ficar mais baratas. Como a procura está a exceder a oferta, está a ser colocada uma cada vez maior pressão nos custos.
Evitar que as promessas de vantagens adicionais promovidas por alguns fornecedores se intromentam no caminho para atingir o objectivo fundamental do ano 2000.
Deixar-se convencer de que é tão fácil reprogramar os sistemas como corrigi-los;
Pressupor que todos os seus clientes e fornecedores estão a levar a conformidade com o ano 2000 tão a sério como a sua empresa; verifique que eles também vão estar preparados.
Tentar adiantar a data dos seus sistemas operativos para ver o que acontece; pode dar origem a problemas irreversíveis.
Ficar quieto á espera do ano 2000, permitindo que ocorram consequências potencialmente desastrosas.

Como fazer um inventário?

Para fazer uma avaliação adequada do impacto do ano 2000 e fazer o planeamento das alterações necessárias, os especialistas do Barclays Bank sugerem que seja feito um inventário das seguintes áreas:
sistemas que o utilizador suporta e opera;
serviços que recebem de fornecedores internos e externos;
aspectos não relacionados com as Tecnologias de Informação. É o caso dos "chips" incorporados em sistemas tão variados como cofres, alarmes, elevadores, videogravadores ou até em documentos em papel.
Com efeito, o inventário é o coração do processo de conformidade. Até que todos os elementos tenham sido avaliados, o custo total e o impacto nos planos não podem ser estabelecidos. Quais são então os items que, segundo os especialistas do Barcleys, devem parte de um inventário?
Número de referência - tem de ser exclusivo, para poder ser acedido instantaneamente;
Autor - nome e coordenadas para posteriores contactos;
Nome e tipo do item - indicação se está relacionado com o sistema, serviço, ou não-TI;
Descrição;
Se está a funcionar ou em desenvolvimento - se for a última hipótese indique a entrada em funcionamento pretendida;
Se está para ser substituído;
Assistência - Indicação de quem dá a assistência (nome e nº de telefone);
Data alvo de conformidade - o inventário deve ser actualizado quando for conhecida a data alvo de conformidade. Se já estiver em conformidade coloque a data do próprio dia no inventário;
Importância para a empresa - Através de uma simples escala de valores, atribua a importância que o item tem para a empresa, caso não esteja disponível.
Para os sistemas informáticos, devem ser acrescentadas informações específicas:
a plataforma;
a rede;
a base de dados;
o número de programas - o número de lihas de código ajudam a dimensionar e a avaliar o custo da tarefa;
as interfaces - será importante conhecer tanto as interfaces internas e externas.

Como fazer um inventário?
Para fazer uma avaliação adequada do impacto do ano 2000 e fazer o planeamento das alterações necessárias, os especialistas do Barclays Bank sugerem que seja feito um inventário das seguintes áreas: sistemas que o utilizador suporta e opera; serviços que recebem de fornecedores internos e externos; aspectos não relacionados com as Tecnologias de Informação. É o caso dos "chips" incorporados em sistemas tão variados como cofres, alarmes, elevadores, videogravadores ou até em documentos em papel. Com efeito, o inventário é o coração do processo de conformidade. Até que todos os elementos tenham sido avaliados, o custo total e o impacto nos planos não podem ser estabelecidos. Quais são então os items que, segundo os especialistas do Barcleys, devem parte de um inventário? Número de referência - tem de ser exclusivo, para poder ser acedido instantaneamente; Autor - nome e coordenadas para posteriores contactos; Nome e tipo do item - indicação se está relacionado com o sistema, serviço, ou não-TI; Descrição; Se está a funcionar ou em desenvolvimento - se for a última hipótese indique a entrada em funcionamento pretendida; Se está para ser substituído; Assistência - Indicação de quem dá a assistência (nome e nº de telefone); Data alvo de conformidade - o inventário deve ser actualizado quando for conhecida a data alvo de conformidade. Se já estiver em conformidade coloque a data do próprio dia no inventário; Importância para a empresa - Através de uma simples escala de valores, atribua a importância que o item tem para a empresa, caso não esteja disponível. Para os sistemas informáticos, devem ser acrescentadas informações específicas: a plataforma; a rede; a base de dados; o número de programas - o número de lihas de código ajudam a dimensionar e a avaliar o custo da tarefa; as interfaces - será importante conhecer tanto as interfaces internas e externas.

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